Koordinaattori-rooli on suunniteltu vakuutusyhtiöiden tarpeeseen tehdä yhteistyötä ulkopuolisten kumppaneiden kanssa, jotka ottavat vastuun vahinkokäsittelystä MEPS-hankkeessa.
Ulkopuoliset osapuolet voivat olla itsenäisiä vahinkokonsultteja tai muita urakoitsijoita. Koordinaattori saa oikeuden kutsua hankkeeseen vakuutusyhtiön sopimuskumppaneita ja tehdä päätöksiä hankkeessa.
KOORDINAATTORI-ROOLIN AKTIVOINTI
Koordinaattori-roolia voivat käyttää yritykset, joilla on käytössään laajin MEPS-lisenssi. Koordinaattori-toiminto ei ole automaattisesti päällä, vaan CABin (MEPS Support) on aktivoitava se lisenssille. Tämän jälkeen Koordinaattori-toiminnon omaavan yrityksen on tehtävä Koordinaattori-roolia tukevat sopimukset vakuutusyhtiöiden kanssa.
SOPIMUS KOORDINAATTORI-ROOLILLE
Jotta Koordinaattori-roolissa oleva yritys voidaan kutsua hankkeeseen, on sopimuksessa valittava, että yritys "Voi toimia koordinaattorina".
Sopimuksessa on mahdollista määritellä, että sama osapuoli voidaan kutsua hankkeisiin rooleilla tarkastusyhtiö, pääurakoitsija ja koordinaattori.
HUOM! Ole varovainen, kun yhdistät koordinaattorin roolin muihin MEPS-hankkeen suorittajarooleihin. Päätöksentekijöiden ja suorittajien välille voi syntyä sopimattomia liikesuhteita.
KOORDINAATTORIN KUTSUMINEN HANKKEESEEN
Kun Hankkeen osapuolet -kohdassa kutsutaan hankkeeseen uusi osapuoli, valitaan rooli Koordinaattori.
On aiheellista laatia selkeä kutsumenettely, jossa määritellään koordinaattorin toimivalta hankkeessa. Hankekutsussa voidaan ilmoittaa, mitä päätösvaltuuksia koordinaattorille luovutetaan, esim. päätös korvattavuudesta tai päätös laskelmasta. Voi myös olla tarkoituksenmukaista laatia koordinaattorille ohje urakoitsijan kutsumisesta hankkeeseen.
Koordinaattori pääsee mukaan hankkeeseen ja voi toimia vakuutusyhtiön edustajana vakuutusyhtiön varsinaisen yhteyshenkilön rinnalla.
KOORDINAATTORI KUTSUU OSAPUOLEN HANKKEESEEN
Koordinaattori voi kutsua hankkeeseen lisää osapuolia vakuutusyhtiön ja osapuolien tekemien keskinäisten sopimusten perusteella.
Koordinaattori voi käyttää hankekutsussa vakuutusyhtiön sopimusta, mutta koordinaattori ei näe näiden sopimusten sisältöä. Koordinaattorilla ei tarvitse olla omia sopimuksia urakoitsijoiden kanssa, vaan hän toimii muihin kutsuttuihin osapuoliin nähden vakuutusyhtiön sopimuksen edustajana.
ILMOITUKSET ALOITUSSIVULLA JA SÄHKÖPOSTISSA
MEPS hallinnoi koordinaattoria ensisijaisena yhteyshenkilönä hankkeissa tehtävissä päätöksissä. Koordinaattori saa ilmoituksen "Tee päätös vahingon korvattavuudesta", kun vahinkokartoittaja on lähettänyt tarkastuksen päätöstä varten.
Kun urakoitsija on lähettänyt laskelman vakuutusyhtiöön päätöstä varten, saa koordinaattori ilmoituksen ”Päätä alustavasta laskelmasta”.
Sekä kutsuttu koordinaattori että vakuutusyhtiön vahinkokäsittelijä ovat kuitenkin käytettävissä MEPS-hankkeessa ja voivat toimia hankkeessa päätöksen tekijöinä.
Jos koordinaattorilla ei esimerkiksi ole vakuutusyhtiön valtuutusta päättää korvattavuudesta, koordinaattori voi lähettää vahinkokäsittelijälle viestin, että perusteet päätökselle ovat olemassa.
Hankkeen Tietoja hankkeesta -sivulla on molempien osapuolien käytettävissä toiminnot ”Tee päätös vahingon korvattavuudesta"…
…ja ”Tee päätös laskelmasta".
JAETUT SISÄISET ASIAKIRJAT JA MUISTIINPANOT
Asiakirjakansio, joka on merkitty sisäiseksi, on sekä vakuutusyhtiön että koordinaattorin käytettävissä. Muut hankkeen osapuolet eivät näe näitä tietoja.
Sama koskee myös Tietoja hankkeesta -sivulla olevia merkintöjä.
Sisäiseksi merkitty muistiinpano on sekä vakuutusyhtiön että koordinaattorin nähtävissä. Muut hankkeen osapuolet eivät näe näitä tietoja, mutta julkisen muistiinpanon he näkevät.
VALMIS HANKKEESSA
Kun koordinaattori merkitsee hankkeen valmiiksi, hanke arkistoituu myös vakuutusyhtiössä.
KOORDINAATTORIN POISTAMINEN HANKKEESTA
Koordinaattori on mahdollista poistaa hankkeesta.
Tämä edellyttää, että hankkeen laskelmassa ei ole koodeja, joissa koordinaattorina toimiva yritys ei ole suorittajana ja että he eivät myöskään ole suorittaneet hankkeessa tarkastusta.
Jos tarkastus on valmis, voidaan yritys poistaa koordinaattorin roolista vain kutsumalla se ensin tarkastusyhtiöksi tai urakoitsijaksi.